Annexe 8 Code de conduite et directives sur les conflits d’intérêts pour les fournisseurs de services

Les présentes directives ont pour but de garantir que tout fournisseur de services observe les principes d’intégrité, d’impartialité et de transparence dans le cadre des procédures d’évaluation de candidature, d’objection et de règlement des litiges de la série 2026 du programme des nouveaux gTLD. Dans les sections ci-après sont détaillées les normes déontologiques, les procédures relatives aux conflits d’intérêts et les exigences de confidentialité que les fournisseurs de services doivent respecter, afin d’assurer une évaluation juste et objective de toutes les candidatures.

A8.1 Code de conduite et directives sur les conflits d’intérêts

Le processus d’évaluation faisant intervenir un certain nombre d’experts et de groupes indépendants lors des divers examens, les présentes directives s’appliquent aux experts et groupes suivants, appelés « fournisseurs de services » :

• les cabinets d’évaluation et les évaluateurs indépendants qu’ils mandatent pour mener une évaluation ;

• les fournisseurs de services de règlement de litiges et les experts évaluateurs qu’ils désignent ;

• les cabinets d’objecteurs indépendants et les objecteurs indépendants.

A8.1.1 Code de conduite

Le Code de conduite du Programme des nouveaux gTLD a pour objet la prévention des conflits d’intérêts et de tout comportement non éthique de la part des fournisseurs de services pour la série 2026 du programme des nouveaux gTLD. Au sens des présentes, l’expression « fournisseurs de services » s’entend des entités et personnes physiques qui exécutent des prestations relatives aux processus d’évaluation et de règlement des litiges, à savoir : les cabinets d’évaluation ou les personnes qu’ils désignent, les fournisseurs de services de règlement de litiges et les experts évaluateurs qu’ils désignent, ou les cabinets d’objecteurs indépendants et les objecteurs indépendants qu’ils désignent. Le Guide de candidature énonce les principes du présent Code, sans préjudice des exigences et obligations légales et déontologiques auxquelles les fournisseurs de services demeurent assujettis.

Les exigences légales et obligations déontologiques d’un fournisseur de services naissent dès l’acceptation de sa mission. Il lui incombe d’agir avec compétence et impartialité à toutes les étapes des procédures d’évaluation d’une candidature, d’objection et de règlement des litiges. L’observation des principes d’équité et de normes éthiques strictes est requise, afin de garantir l’objectivité, l’intégrité, la confidentialité et la crédibilité du processus. Tout manquement à l’éthique, y compris la simple apparence d’un conflit d’intérêts, est proscrit.

Si un fournisseur de services se retire avant l’issue d’une procédure d’évaluation d’une candidature ou d’objection et de règlement d’un litige, il est tenu de prendre les mesures raisonnables qui s’imposent pour préserver les intérêts des parties concernées, notamment en restituant les pièces du dossier et en maintenant la confidentialité.

A8.1.1.1 Principes

Dans l’exercice de leurs responsabilités respectives, les fournisseurs de services sont tenus d’être guidés par les principes ci-dessous.

A8.1.1.2 Impartialité

Les fournisseurs de services doivent :

• s’abstenir de promouvoir tout intérêt personnel ou tout objectif non approuvé par l’ICANN lors de l’évaluation des candidatures ou des procédures d’objection ;

• fonder leur examen sur des faits objectifs, en faisant abstraction de toute réputation passée, de tout compte rendu médiatique ou de toute déclaration non vérifiée concernant les candidatures évaluées ou les objections traitées ;

• se récuser de toute participation à une évaluation ou à une procédure d’objection s’ils ont connaissance d’un motif susceptible de porter atteinte à leur impartialité ;

• se récuser des activités d’évaluation ou des procédures d’objection s’ils ont une opposition de principe à un type de candidat, de candidature ou de question soulevée dans le cadre de la procédure d’évaluation ou de règlement de litige, ou s’ils ont publiquement émis des critiques à cet égard ;

• agir en toute équité envers toutes les parties, sans céder à la pression extérieure, à la clameur publique, à la crainte de la critique ou à des intérêts personnels, en évitant toute conduite ou déclaration susceptible de créer une apparence de partialité envers ou à l’encontre d’un candidat, d’une candidature ou d’une partie à la procédure d’objection.

A8.1.1.3 Rémunération et cadeaux

Il est formellement interdit aux fournisseurs de services de solliciter ou d’accepter toute forme de rémunération ou tout cadeau substantiel¹ de la part d’un candidat évalué, d’une personne affiliée, ou de toute partie ou affilié d’une partie à une procédure d’objection. Dans le doute, la plus grande prudence est de mise et tout cadeau, de quelque nature qu’il soit, doit être refusé. Il est à noter, toutefois, que lors d’une procédure d’objection, un candidat (objecteur ou défendeur) règlera sa part des frais et honoraires des membres du comité d’objection directement auprès du fournisseur de services de règlement des litiges (DRSP) compétent sans que cela ne soit considéré comme une violation du présent Code par un expert évaluateur d’une objection. Pour en savoir plus sur les frais et paiements, consulter le document relatif aux procédures de règlement de litiges, qui figure dans le Guide de candidature.

A8.1.1.4 Conflits d’intérêts

Les fournisseurs de services sont tenus d’agir en conformité avec l’Annexe 8 Code de conduite et directives en matière de conflits d’intérêts pour les fournisseurs de services.

A8.1.1.5 Devoir de confidentialité

Le principe de confidentialité est cardinal dans les procédures d’évaluation et d’objection. Il incombe aux fournisseurs de services, qui ont accès à des informations de nature sensible, de garantir la confidentialité de tout renseignement provenant de l’ICANN, des candidats, des objecteurs ou de toute autre source, sauf obligation légale ou autorisation expresse de l’ICANN. Sont réputées confidentielles toutes les pièces relatives aux candidatures, évaluations, analyses ou à tout autre document établi par le personnel de l’ICANN ou les évaluateurs. La confidentialité de ces éléments doit être maintenue conformément aux dispositions du Guide de candidature, sauf dérogation prévue par la loi ou une procédure judiciaire (voir l’Annexe 10 Conditions générales).

A8.1.1.6 Protection et confidentialité des données

Tout fournisseur de services est tenu de se conformer aux principes de protection des données applicables à la série 2026 du programme des nouveaux gTLD (voir l’Annexe 9 Politique en matière de vie privée de la série 2026 du programme des nouveaux gTLD.

A8.1.1.7 Attestation d’adhésion

Nul fournisseur de services ne peut participer à une procédure d’évaluation ou d’objection sans avoir préalablement attesté par écrit qu’il a pris connaissance du présent Code et qu’il s’engage à en respecter les dispositions.

A8.2 Directives relatives aux conflits d’intérêts pour les fournisseurs de services

Dans la mesure où les fournisseurs de services peuvent employer un personnel nombreux et servir une clientèle nombreuse et internationale comprenant des membres importants de la communauté des opérateurs de registre et des bureaux d’enregistrement, l’ICANN a mis en œuvre les présentes directives visant à prévenir toute influence indue et garantir l’objectivité des évaluations menées. Il incombe aux fournisseurs de s’assurer que toute personne ou entité mandatée par eux :

• a pris connaissance et a compris les présentes directives ;

• consent à s’y conformer ;

• déclare toute relation d’affaires liée à la série 2026 du programme des nouveaux gTLD établie au cours des six derniers mois.

L’ICANN s’efforcera, dans la mesure du possible, de mandater des fournisseurs principaux et secondaires pour les missions d’évaluation et de résolution de litiges. En collaboration avec eux, l’ICANN recensera tout conflit afin de réaffecter, le cas échéant, les dossiers concernés à des tiers pour examen.

A8.2.1 Directives

Les fournisseurs de services doivent adhérer, au minimum, aux normes ci-après,² dont le principe cardinal est d’observer une impartialité et une indépendance totales vis-à-vis des candidatures, des candidats et des parties concernées, et ce, dès acceptation du mandat et pour toute la durée des procédures.

Un fournisseur de services doit refuser sa nomination ou, si la procédure est engagée, se récuser de sa mission au moindre doute quant à son impartialité ou son indépendance, que ce doute ait préexisté au mandat ou soit survenu ultérieurement.

Tout fait ou circonstance de nature à jeter un doute sur l’impartialité ou l’indépendance d’un fournisseur de services doit être communiqué, le cas échéant, à l’ICANN, aux candidats ou au cabinet d’évaluation avant l’acceptation du mandat ou dès sa découverte. Le doute doit toujours se résoudre en faveur de la divulgation.

Bien qu’il soit impossible d’anticiper tous les conflits d’intérêts potentiels, il appartient à chaque fournisseur de services d’évaluer si les circonstances, considérées objectivement, amèneraient une personne raisonnable à conclure à l’existence d’un conflit avéré ou potentiel. En présence de conflits avérés, l’ICANN et les fournisseurs collaboreront pour une réaffectation appropriée des dossiers de candidature.

Le texte ci-dessous expose les restrictions imposées aux fournisseurs de services et aux membres de leur famille proche.

Les fournisseurs de services et membres de leur famille proche :

• ne doivent pas, durant la période de conformité, laquelle débute à l’acceptation du mandat, être liés par contrat ou par une proposition en cours pour la prestation de services professionnels au nom ou pour le compte d’un candidat concerné ou d’une partie à une procédure d’objection ;

• ne doivent pas détenir ni s’être engagés à acquérir une quelconque participation dans une société privée candidate ou dans toute partie à une procédure d’objection ;

• ne doivent pas détenir ni s’être engagés à acquérir plus de 1 % des titres de capital en circulation ou autres titres de participation d’un candidat coté en bourse ou de toute partie à une procédure d’objection ;

• ne doivent pas être partie ni avoir d’intérêt dans une coentreprise, un partenariat ou autre accord commercial avec le candidat ou toute partie à une procédure d’objection ;

• ne doivent pas avoir été partie à une action en justice avec ou contre le candidat ou toute partie à une procédure d’objection ;

• ne doivent pas être :

  • administrateurs, dirigeants ou employés, ou occuper toute fonction équivalente à celle d’un membre de la direction du candidat ou de toute partie à une procédure d’objection ;

  • promoteurs, garants ou fiduciaires de vote du candidat ou de toute partie à une procédure d’objection ;

  • fiduciaires d’une caisse de retraite ou d’un régime de participation aux bénéfices du candidat ou de toute partie à une procédure d’objection.

Les fournisseurs de services maintiennent également leurs propres procédures en matière de conflits d’intérêts, auxquelles les experts évaluateurs sont tenus de se conformer.³

A8.2.3 Définitions

Membre du panel : tout expert tiers, qu’il soit principal, secondaire ou d’appoint, membre d’un panel d’évaluation ou désigné par un fournisseur de services de règlement de litiges (DRSP), et mandaté par un fournisseur de services pour examiner une candidature de nouveau gTLD ou étudier toute objection s’y rapportant.

Membre de la famille proche : les membres de la famille proche incluent le conjoint, le partenaire de vie et toute personne à charge (apparentée ou non) du membre d’un panel d’évaluation, d’un expert désigné par un DRSP ou d’un objecteur indépendant.

Services professionnels : les services juridiques, l’audit financier, la planification financière d’investissement, les services externalisés, ainsi que les services de conseil, notamment en stratégie d’entreprise, gestion, audit interne, fiscalité, technologies de l’information, ou services de registre et de bureau d’enregistrement.

Fournisseurs de services : les personnes physiques ou morales qui fournissent des prestations ou apportent un soutien aux processus de la série 2026 du programme des nouveaux gTLD, notamment les processus d’évaluation des candidatures ou d’objection.⁴

A8.2.4. Manquements au Code de conduite

Tout manquement au Code de conduite par un fournisseur de services, que ledit manquement soit commis intentionnellement ou non, est soumis à l’examen de l’ICANN. L’ICANN peut, le cas échéant, préconiser des actions correctives. Un tel manquement peut conduire à la révocation du mandat de la personne ou du fournisseur en cause, en application des clauses contractuelles pertinentes.

S’il est avéré qu’un fournisseur de services a enfreint le Code de conduite, l’ICANN se réserve le droit d’annuler les résultats de l’examen pour l’ensemble des dossiers de candidature qui lui avaient été confiés. Les candidatures affectées sont alors attribuées à de nouveaux fournisseurs aux fins d’une nouvelle évaluation.

Toute préoccupation d’un candidat à l’égard d’un fournisseur de services doit être formulée via les canaux de soutien désignés (voir la Section 2.1 Ressources et assistance). Le grand public (c’est à dire tous ceux qui ne sont pas des candidats) peut adresser toute question concernant le code de conduite au centre international d’assistance de l’ICANN (globalsupport@icann.org)⁵.