Annexe 7 Conflit d’intérêts

Les présentes dispositions définissent les modalités par lesquelles l’ICANN s’assure que les entités et personnes avec lesquelles elle conclut des contrats — ci-après collectivement désignées « fournisseurs de services » — sont exemptes de tout conflit d’intérêts dans le cadre des procédures d’évaluation, d’objection et de résolution des litiges de la série 2026 du programme des nouveaux gTLD. Sont considérés comme fournisseurs de services :

• les cabinets d’évaluation et les évaluateurs qu’ils mandatent ;

• les fournisseurs de services de règlement de litiges et les experts évaluateurs qu’ils désignent ;

• les cabinets d’objecteurs indépendants et les objecteurs indépendants.

A7.1 Vérifications préalables à la conclusion d’un contrat

Afin de garantir la rigueur de ses processus d’évaluation et de sélection, l’ICANN applique les étapes suivantes avant de conclure un contrat avec les fournisseurs de services :

1. Les fournisseurs de services pour la série 2026 du programme des nouveaux gTLD sont sélectionnés conformément à la procédure normalisée de passation de contrats de l’ICANN.

2. Des appels à manifestations d’intérêt, des appels à propositions et des appels à informations sont publiés afin d’identifier des prestataires qualifiés pour mener les activités d’évaluation et de règlement des litiges.

3. Pour certaines activités du programme, l’ICANN peut recourir à plusieurs fournisseurs de service, cette approche permettant de gérer tout éventuel conflit d’intérêts.

4. L’ICANN exige des prestataires potentiels qu’ils fournissent des informations générales, notamment sur leurs sociétés mères, ainsi qu’une liste de leurs principaux clients et des références.

5. Pour que leur offre soit recevable, les fournisseurs de services potentiels doivent démontrer, à la satisfaction de l’ICANN, au moment de la soumission, qu’il n’existe aucun conflit d’intérêts substantiel (tel que défini dans l’ Annexe 8 Code de conduite et directives sur les conflits d’intérêts pour les fournisseurs de services) et qu’ils disposent de mécanismes de contrôle garantissant que les ressources, nouvelles ou modifiées, ne présentent aucun conflit.

6. Avant de conclure tout contrat avec un fournisseur de services, l’ICANN effectue un examen des conflits d’intérêts. Il demeure entendu que des conflits peuvent apparaître ultérieurement, un fournisseur pouvant se trouver en situation de conflit avec un ou plusieurs candidats.

A7.2 Obligations contractuelles des fournisseurs de services

Une fois le fournisseur sélectionné, l’ICANN veille au respect de ses politiques en matière de conflits d’intérêts et à l’harmonisation avec lesdites politiques selon les modalités suivantes :

1. Le fournisseur retenu passe un contrat avec l’ICANN.

2. Avant toute affectation de dossier de candidature, l’ICANN exige que les fournisseurs effectuent une vérification des conflits d’intérêts pour chaque évaluateur, conformément aux exigences du Guide de candidature, et qu’ils lui en communiquent les résultats. L’ICANN prend en compte ces résultats lors de l’affectation des dossiers.

3. Les prestataires sous contrat et les évaluateurs individuels sont tenus de respecter les politiques et directives de l’ICANN en matière de conflits d’intérêts, telles qu’énoncées dans le Code de conduite et les directives sur les conflits d’intérêts pour les fournisseurs de services du Guide de candidature, et doivent attester par écrit qu’ils en ont pris connaissance.¹

4. Les fournisseurs de services sont tenus de remplir et de soumettre annuellement le formulaire de déclaration de conflits d’intérêts. Ce document aide l’ICANN à détecter tout conflit d’intérêts potentiel ou avéré impliquant des relations d’affaires ou familiales entre l’ICANN, ses administrateurs, agents de liaison, dirigeants, employés, prestataires et sous-traitants, ainsi qu’avec tout candidat dont l’évaluation incombe audit fournisseur. Ce formulaire vise en outre à faciliter le respect des obligations de déclaration décrites dans la politique de l’ICANN en matière de conflits d’intérêts.

5. Si le fournisseur est une personne morale, un représentant habilité doit remplir le formulaire de déclaration de conflits d’intérêts en son nom propre et fournir des réponses au mieux de sa connaissance.

6. Le fournisseur de services transmet ensuite à l’ICANN le formulaire de déclaration dûment rempli.

7. L’ICANN examine le formulaire pour s’assurer de sa conformité avec les politiques et directives en vigueur en matière de conflits d’intérêts.

8. Toute modification substantielle des informations fournies dans le formulaire en cours d’année doit être promptement notifiée à l’ICANN par le fournisseur.

9. En outre, le fournisseur, en son nom et au nom de tous les évaluateurs individuels, doit consentir à revoir et à actualiser le formulaire de déclaration de conflits d’intérêts lorsque les circonstances l’exigent, et au minimum une fois par an.

10. S’il est avéré que des conflits d’intérêts sont incompatibles avec la mission et les objectifs de l’ICANN, celle-ci pourra chercher une résolution conformément aux conditions de résiliation négociées dans le contrat du fournisseur de services. Toutefois, si un conflit est détecté pour un ou plusieurs membres d’un panel, et non pour le fournisseur de service dans son ensemble, et que ce conflit peut être atténué — par exemple, en interdisant à ce membre d’accéder à toute information fournie par l’ICANN et de participer au dossier en question— l’ICANN pourra conclure un accord pour garantir la prise de telles mesures d’atténuation, sans pour autant résilier le contrat avec le fournisseur lui-même.

A7.3 Sous-traitance

Pour gérer efficacement les sous-traitants, l’ICANN met en œuvre les mesures suivantes afin de garantir la conformité avec ses politiques en matière de conflits d’intérêts :

1. Tout sous-traitant tiers d’un fournisseur de services doit être déclaré et approuvé par l’ICANN avant de fournir quelque service que ce soit.

2. Le contrat de fourniture de services inclut une clause type interdisant au fournisseur de recourir à d’autres personnes ou à des sous-traitants tiers pour un projet, ou de leur donner accès à des informations confidentielles de l’ICANN, sauf dérogation expresse, au cas par cas, de l’ICANN.

3. En cas de dérogation, l’ICANN fournira un libellé révisé à utiliser pour le contrat du fournisseur, ainsi qu’une liste de documents requis, tels qu’un accord de non-divulgation et un formulaire de déclaration de conflits d’intérêts.

4. L’ICANN examinera tous les documents remplis pour vérifier leur conformité avec ses politiques et directives en vigueur en matière de conflits d’intérêts.