Apéndice 7 Conflicto de interés

La siguiente información describe el modo en que la ICANN garantiza que sus entidades y personas contratadas - denominadas colectivamente "proveedores de servicios” - no tienen conflictos de interés durante la evaluación de solicitudes, la presentación de objeciones y la resolución de disputas para el Programa de Nuevos gTLD: Ronda de 2026. Entre los proveedores de servicios se incluyen:

• Las empresas del panel de evaluación y los evaluadores individuales designados por la empresa del panel para realizar una evaluación.

• Los proveedores de servicios de resolución de disputas y panelistas de resolución de disputas.

• Las empresas objetoras independientes y objetores independientes.

A7.1 Antes de contratar proveedores de servicios

Para garantizar un proceso de evaluación y selección exhaustivo, la ICANN sigue estos pasos antes de firmar contratos con los proveedores de servicios:

1. Los proveedores de servicios para el Programa de Nuevos gTLD: Ronda de 2026, se seleccionan mediante el proceso de adquisición estándar de la ICANN.

2. Las convocatorias a presentar manifestaciones de interés, las solicitudes de propuestas y las solicitudes de información se publican para solicitar proveedores de servicios cualificados que lleven a cabo actividades como la evaluación y la resolución de disputas.

3. Ciertos servicios pueden requerir más de un proveedor de servicios para realizar una actividad concreta del Programa. Este enfoque permite a la ICANN abordar cualquier problema de conflicto de interés.

4. La ICANN exige a los posibles proveedores de servicios que proporcionen información sobre sus antecedentes, incluida información sobre sus empresas matrices, una lista de sus principales clientes y referencias.

5. Para ser considerados, los posibles proveedores de servicios deben demostrar, a satisfacción de la ICANN, que no existen conflictos significativos, según las Pautas sobre Conflictos de Interés descritas en el Apéndice 8 Código de conducta y Pautas sobre conflictos de interés para proveedores de servicios en el momento de la oferta, y que los proveedores de servicios disponen de controles para garantizar que los recursos nuevos o modificados no tengan conflictos.

6. La ICANN lleva a cabo revisiones de conflictos antes de contratar a proveedores de servicios. Sin embargo, pueden surgir conflictos una vez presentadas las solicitudes, ya que un proveedor de servicios podría tener un conflicto con uno o más solicitantes.

A7.2 Proveedores de servicios contratados

Una vez seleccionado un proveedor de servicios, la ICANN sigue estos pasos para garantizar el cumplimiento y la consonancia con sus políticas de conflictos de interés:

1. Si es seleccionado, el proveedor de servicios firma un contrato con la ICANN.

2. Antes de asignar una solicitud a los proveedores de servicios, la ICANN exige que éstos realicen comprobaciones de conflictos de interés para todos los evaluadores, de acuerdo con los requisitos de la Guía, y que proporcionen los resultados a la ICANN. La ICANN tiene en cuenta estos resultados a la hora de asignar las solicitudes.

3. Los proveedores de servicios contratados y los evaluadores individuales deben cumplir las políticas y pautas sobre conflictos de interés de la ICANN, tal como se describen en el Código de conducta y Pautas sobre conflictos de interés para proveedores de servicios de la Guía, y documentar su reconocimiento del entendimiento de las mismas.¹

4. Los proveedores de servicios deben completar y presentar anualmente un formulario de "Divulgación de conflictos de interés del proveedor". Este formulario resulta de utilidad a la ICANN para identificar conflictos de interés potenciales o reales que impliquen relaciones comerciales y familiares entre la ICANN, sus directores, coordinadores de enlace, funcionarios, empleados y contratistas, así como con cualquier solicitante específico cuya evaluación sea responsabilidad del proveedor de servicios. Además, este formulario está diseñado para facilitar el cumplimiento de las obligaciones de divulgación descritas en la Política sobre Conflictos de Interés de la ICANN.

5. Si el proveedor de servicios es una entidad, un representante autorizado deberá completar el Formulario de Divulgación de conflictos de interés y facilitar las respuestas según su leal saber y entender a título individual.

6. El proveedor de servicios enviará a la ICANN el Formulario de Divulgación de conflictos de interés completo.

7. La ICANN revisa el Formulario de Divulgación de conflictos de interés para asegurarse de que esté en consonancia con sus políticas y pautas vigentes sobre conflictos de interés.

8. Si durante el año en curso se produce algún cambio importante en la información facilitada en el Formulario de Divulgación de Conflictos de Interés, el proveedor de servicios deberá notificarlo sin demora a la ICANN.

9. Además, el proveedor de servicios, en su nombre y en el de todos los evaluadores individuales, debe comprometerse a revisar y actualizar el Formulario de Divulgación de conflictos de interés siempre que las circunstancias lo requieran y, como mínimo, una vez al año.

10. Si se identifican conflictos de interés que no se ajusten a la misión y el propósito de la ICANN, la ICANN podrá buscar una solución de acuerdo con las condiciones negociadas relativas a la rescisión en el acuerdo del proveedor de servicios. Sin embargo, si se identifica un conflicto para un miembro individual del panel y no para todo un proveedor de servicios, y dicho conflicto puede mitigarse de alguna manera, como prohibir a ese miembro individual del panel el acceso a cualquier información proporcionada por la ICANN y la participación en el asunto para el que se ha identificado el conflicto, la ICANN podrá celebrar un acuerdo para garantizar dichas medidas de mitigación. En tal caso, no es necesario que la ICANN rescinda el contrato con el proveedor de servicios.

A7.3 Subcontratistas

Con el fin de gestionar eficazmente a los subcontratistas, la ICANN implementa las siguientes medidas para garantizar el cumplimiento de sus políticas en materia de conflictos de interés:

1. La ICANN exige que los terceros subcontratistas de un proveedor de servicios sean divulgados y aprobados antes de que puedan prestar servicios.

2. El acuerdo del contratista incluye una disposición estándar que prohíbe contratar a otras personas o a terceros subcontratistas en un proyecto, o concederles acceso a la información confidencial facilitada por la ICANN. Podrán hacerse excepciones en casos concretos si así lo aprueba la ICANN.

3. Si se aprueba una excepción, la ICANN proporcionará el texto revisado que se utilizará en el acuerdo del contratista y una lista de comprobación de los documentos requeridos, como un acuerdo de confidencialidad y un Formulario de Divulgación de conflictos de interés.

4. La ICANN revisará los documentos completados para garantizar el cumplimiento de las políticas y pautas vigentes de la ICANN en materia de conflictos de interés.